Bycie zrozumianym jest niezwykle ważne.

Może to zabrzmieć jak absurdalnie oczywiste stwierdzenie, ale kiedy komunikujesz się z wieloma ludźmi, skąd możesz mieć pewność, że zrozumieli Cię w sposób, który zamierzałeś?

Kiedy ludzie nie rozumieją Twoich słów i odbierają ich znaczenie jako coś zupełnie innego, pojawia się ogromna możliwość konfliktu.

Brak jasności w rozumieniu może wynikać z kilku różnych powodów. Na przykład, może mówisz za dużo, tzn. wyjaśniasz coś używając zbyt wielu słów i nie jesteś wystarczająco zwięzły. W takim przypadku bardzo łatwo jest się komuś pomylić z Twoim znaczeniem.

W sytuacji pracy, gdy współpracujemy przy meblach do pracy lub nowoczesnych stołach do sali konferencyjnej, jeszcze ważniejsze jest, aby upewnić się, że jesteśmy rozumiani. Konflikty i nieporozumienia w miejscu pracy nie są idealną sytuacją, a pozostawione same sobie mogą przerodzić się w coś bardzo nieprzyjemnego.

Jak więc możesz się upewnić, że Twoje słowa są właściwie rozumiane?

• Staraj się przekazać tylko jedną wiadomość w jednym czasie - Jeśli próbujesz przeciążyć osobę, z którą rozmawiasz więcej niż jedną informacją, zwiększasz szanse na nieporozumienia. Przekaż jeden pomysł lub jedną informację, a następnie pozwól im działać lub zrozumieć to, zanim spróbujesz przekazać kolejną. W sytuacji pracy oznacza to, że nie należy bombardować pracowników podczas regularnych spotkań zespołu zbyt dużą ilością informacji, siedząc przy meblach w sali konferencyjnej.
• Używaj języka, który dana osoba zrozumie - Nie powinieneś używać zbyt prostego języka, aby nie wyjść na protekcjonalnego, ale powinieneś używać języka na poziomie, który dana osoba zrozumie. Może to oznaczać nieużywanie zbyt technicznych terminów i unikanie stosowania akronimów.
• Przejdź odrazu do sedna - Jeśli musisz przekazać pracownikowi trudną wiadomość lub ma on drobne kłopoty, możesz pokusić się o "ukwiecenie" swoich słów, aby brzmiały mniej dosadnie. Chociaż nie powinieneś w żadnym wypadku iść prosto do szyjki, powinieneś być bezpośredni i dotrzeć do sedna wiadomości, aby uniknąć nieporozumień.
• Używaj przykładów - Podając przykład, wzmacniasz zrozumienie drugiej osoby, pokazując, co masz na myśli w sytuacji, do której może się ona odnieść. Może to nie być możliwe we wszystkich sytuacjach, ale w większości będzie to możliwe do pewnego stopnia.
• Wyjaśnij bezpośrednio, czy dana osoba Cię zrozumiała - Jeśli naprawdę nie jesteś pewien, czy Twoja wiadomość została prawidłowo przekazana, możesz po prostu zapytać daną osobę, czy Cię zrozumiała i poprosić ją o przekazanie informacji z powrotem do Ciebie. Jest to szczególnie dobre rozwiązanie w miejscu pracy, gdy chcesz mieć pewność, że rozmówca całkowicie Cię zrozumiał. Jeśli udzielasz wskazówek pracownikowi, być może siedzisz w kabinie biurowej i próbujesz wyjaśnić, jak wykonać konkretne zadanie, poproś go o powtórzenie zrozumienia z powrotem do Ciebie pozwoli Ci upewnić się, że wie, co robi i da mu to dodatkową pewność siebie.

Nieporozumienia mogą bardzo zaszkodzić duchowi zespołu i sprawić, że praca zespołowa w ogóle będzie trudniejsza niż powinna. Wyjaśniając zrozumienie, zmniejszasz ryzyko, że ktoś źle zrozumie twoje znaczenie, zmniejszasz konflikty w biurze, a także zmniejszasz ryzyko popełnienia błędów. Jeśli dajesz komuś instrukcje, jak wykonać zadanie, a on nie rozumie cię w początkowym punkcie, wykona zadanie nieprawidłowo, a to oznacza stratę czasu, a także powoduje problemy z zaufaniem i morale.

Komunikacja musi być o wiele bardziej przemyślana niż większość z nas uważa. Bardzo łatwo jest rzucić kilka słów i po prostu założyć, że druga osoba rozumie, ale w grę wchodzi wiele zmiennych. Na przykład język ciała, ton głosu, mimika twarzy - wszystko to składa się na słowa, które wypowiadasz.

Ważne jest, abyś został zrozumiany!